Het bestuur van Loenermark wil haar leden graag op de hoogte houden van de lopende zaken binnen de vereniging. Daarom publiceren we van iedere bestuursvergadering de zaken waar het bestuur mee bezig is op onze website.
Onderwerpen die ondertussen al op de website geplaatst zijn worden in dit artikel niet herhaald.
Ongewenst en Grensoverschrijdend gedrag
Met onderstaande wil het bestuur graag duidelijkheid geven over een zaak met betrekking tot grensoverschrijdend gedrag van een lid die veel mensen niet onberoerd heeft gelaten maar waar helaas ook veel berichten de wereld in zijn geholpen.
Gezien de betrokkenheid van bestuursleden in deze zaak was volgens onze statuten en Huishoudelijk Reglement slechts 1 manier van handelen mogelijk en dat was het aanstellen van een ad-hoc beroepscommissie.
De opdracht aan deze beroepscommissie was als volgt;
- Onderzoeken of incidenten m.b.t. genoemd ongewenst gedrag in die mate plaatsgevonden hebben of vervolgacties wenselijk zijn en op basis van de bevindingen een advies aan het bestuur uitbrengen.
- Tevens wil het bestuur graag weten of het op basis van de meldingen correct gehandeld heeft of dat het gevolgde proces verbeterpunten heeft.
De conclusie van de beroepscommissie (BC) is dat beklaagde zich steeds vrijer en buiten de huisregels van VV Loenermark heeft opgesteld. Meerdere mensen die zij hebben gesproken gaven aan dat dit al inzette vanaf 2018-2019. O.a. leidde dit tot te ruime openingstijden van de kantine. Kijk je naar het functieprofiel van de Kantinecommissie dan heeft beklaagde zich hier niet naar gedragen wat verlangd wordt van een commissielid in welke hoedanigheid dan ook.
Wij, als BC, hebben tegengestelde geluiden gehoord in welke rol hij in de KC zat. Wij hebben gehoord
voorzitter, kantinebaas en gewoon lid.
Dit heeft uiteindelijk geleid tot een controverse tussen huidige bestuur en indirect tot versterking van het gedrag waardoor leden zich geïntimideerd en in enkele gevallen ook bedreigd gevoeld hebben. Wat ons als BC ook opviel is dat iedereen die we gesproken hebben zich naast de kritische geluiden ook positief uitliet over beklaagde zijn inzet voor de vereniging. Als mens wordt hij gewaardeerd, maar zijn gedrag niet.
De vraag van het bestuur is of zij juist hebben gehandeld door beklaagde tijdelijk te schorsen. Het
antwoord van de BC is ja. Het bestuur heeft juist gehandeld. In het verleden zijn er al diverse
gesprekken gevoerd, door zowel bestuursleden als leden van Loenermark. Hiermee heeft hij niets gedaan. En bij bedreigingen kun je niet anders dan op deze manier handelen.
Verbeterpunten zien wij als volgt:
Wij hebben uitleg gegeven over onze werkmethode. Dit sluit niet aan bij de BC zoals dit beschreven staat. Om die reden hebben wij de klachtenprocedure deels gevolgd. Aanbevolen wordt om hier nog eens naar te kijken. Wel realiseert de BC zich dat deze casus uitzonderlijk was omdat het bestuur partij was. In tegenstelling tot hetgeen wat in artikel 16 staat van de klachtenprocedure punt 3 en in de BC wordt gesproken bindende uitspraak. Hieraan geven wij geen gevolg omdat het bestuur om advies heeft gevraagd. De uiteindelijke beslissing is natuurlijk aan het bestuur.
De communicatie over de beklaagde en met de beklaagde had misschien anders gekund. Zowel van beklaagde als vanuit het bestuur zijn apps doorgestuurd die een escalerend effect hadden. (Actie leidt tot reactie). Wees zorgvuldig met privacy en kijk naar de procedures of deze verbeterd kunnen worden.
Tenslotte willen wij complimenten maken t.a.v. de vele documenten die op de website staan, waaronder het Functieboek. Hierin staan duidelijke handvaten voor taakverdelingen binnen de commissies. Benoem een voorzitter binnen een commissie.
Op basis van advies BC heeft het bestuur passende maatregelen genomen wat onder andere inhoudt dat beklaagde niet mag terugkeren in, of ondersteunende werkzaamheden uitvoeren voor Kantinecommissie en Activiteitencommissie tot start seizoen 23/24 en dan alleen met vooraf akkoord door het bestuur.
Punten uit de bestuursvergadering;
-) Alle 57 sportverenigingen in Apeldoorn met een eigen accommodatie krijgen er een waterton van de gemeente Apeldoorn. De waterton kan makkelijk worden ingezet tijdens wedstrijden en activiteiten, maar ook tijdens de training. Nergens ter wereld is de kwaliteit van het drinkwater zo goed als hier in Nederland. Tegelijk is het ook hier in Nederland voor jongeren en volwassenen best moeilijk om de gezonde keus te maken, als er zoveel aanbod is van ongezonde snacks en drankjes vol suikers en kleurstoffen. Door het neerzetten van drinkwatertonnen aan de zijlijn maken we het drinken van water makkelijk en aantrekkelijk. Dat helpt hopelijk om toch die gezonde keuze te maken. Wij bekijken nog of en zo ja hoe we gebruik gaan maken van deze waterton.
-) Aan het begin van het seizoen wordt er altijd een lijst gemaakt met de indeling voor kantinediensten voor seniorenelftal spelers. Omdat deze nogal eens wat aan de late kant gedeeld werd met de spelers is besloten deze lijst aan te gaan delen op de site zodat de elftallen ruim op tijd geïnformeerd zijn wanneer ze spelers met regelen voor de bardienst.
-) Er zijn nieuwe handendrogers voor op de toiletten besteld en betaald, het wachten is op de levering ervan.
-) Als bestuur zijn we verantwoordelijk voor een veilige en gezonde werkomgeving, maar wanneer voldoe je daaraan? We moeten, net als in het bedrijfsleven, op papier hebben staan hoe we hier mee omgaan. Het gaat om onderwerpen als brand, blusmiddelen, verzekeringen, sleutels, openen en sluiten clubgebouw, automatiseringsfraude. Input uit verschillende disciplines zijn nodig. Graag willen wij hierbij gebruik maken van de kennis er ervaring van leden.
-) Voor de G-voetbal hebben we er een teambegeleider bij voor de wedstrijden van de senioren. We hebben er nu 2.
-) De sponsorcommissie is gevraagd naar de mogelijkheid van nieuwe tenues voor de G-voetbal.
-) Overleg met G-Voetbalverenigingen A'Doorn gehad. Structureel probleem bij alle verenigingen is voldoende teamkader en mensen in de organisatie (veel komt op een enkeling neer). LM heeft het relatief goed voor elkaar t.o.v. van de anderen. Victoria Boys heeft geen G-Voetbal meer. Team WWNA is overgestapt naar AGOVV.
-) Met het 1e en het 2e elftal is een overeenstemming bereikt om de JO15 te gaan trainen. Het begint vanaf nu te lopen. Ze trainen op dinsdag en donderdag. We zijn heel blij dat ze hiermee ingestemd hebben en zo bereid zijn te helpen het trainerstekort te ondervangen.
-) De KC is uitgebreid met de komst van Frank Tiemessen. Een frisse (jonge) wind waar de KC heel blij mee is.
-) Het nieuwe kassassysteem is inmiddels door de meeste medewerkers reeds een of meerdere keren gebruikt. We stoppen met de extra begeleiding. We gaan er vanuit dat het vanaf nu wel moet lukken. De reacties op het nieuwe kassasysteem is vooral heel positief, het is erg gebruiksvriendelijk.
-) Voor het jaarlijkse onderhoud van de brandblusmiddelen is een contract afgesloten met Chubb voor de periode van 5 jaar.
-) Speeltoestellen zijn gekeurd. Logboeken bijgewerkt. Besloten 1x per jaar te keuren, er is geen noodzaak om dit vaker te doen.
-) Conny heeft namens onze vereniging de uitreiking van het bedrag van de Rabo clubsupport bijgewoond. Het totale bedrag voor onze vereniging is € 1.007,89. Indien je kunt aantonen dat je dit bedrag hebt gebruikt om te verduurzamen kun je je aanmelden om kans te maken op nog eens extra € 1.000,00. Wij dienen de verduurzaming van ons dak hiervoor in.
-) Besloten om de jubilarissen weer op de nieuwjaarsreceptie te huldigen. Dan kan de vrijwilligersavond weer naar de avond. Nieuwjaarsreceptie: zondag 8 januari. De organisatie hiervan is in handen van het bestuur in samenwerking met de KC.
-) Melding van omgevingsdienst Veluwe IJssel ontvangen m.b.t. hercontrole op naleving milieuvergunning n.a.v. overtreding door lekkage koudemiddel koelinstallatie. Vastgesteld in maart '22. Tijdens een administratieve hercontrole op 24/10 is vastgesteld dat LM alle maatregelen heeft uitgevoerd waardoor de eerder geconstateerde overtreding ongedaan gemaakt is.
-) Met de VCP is er hard aan gewerkt de gedragsregels voor onze vereniging te hernieuwen. Deze moeten meer zichtbaar, op een positieve manier, binnen de vereniging uitdragen worden. We gaan deze ophangen bij het verenigingsgebouw en we zullen ze onder de aandacht brengen via de site. Laten we ons vooral op de positieve dingen focussen.
-) Voor de G-voetbal zijn 2 personen, geen LM leden, bereid gevonden te willen helpen bij de training mocht dat nodig zijn.
-) Recent heeft op zaterdagmorgen 1 G- speler geholpen in de kantine. Met de juiste afstemming en bij niet te drukke ochtenden is dit zeker voor herhaling vatbaar. Dit is als positief ervaren door beiden.
-) Gelukkig mogen we dagelijks op heel veel vrijwilligers rekenen, echter merken we dat er hier en daar wel wat gaten beginnen te vallen. Mensen stoppen omdat ze op leeftijd raken, maar het wordt met dezelfde snelheid helaas niet aangevuld met jongere (nieuwe) vrijwilligers. Om meer mensen te motiveren om wat vrijwilligerswerk voor de vereniging te doen zullen we een flyer maken die we via social media kunnen delen. Ook laten we er wat afdrukken zodat we deze kunnen verspreiden. Zowel leden als niet-leden roepen we op om iets voor ons te willen betekenen.
-) Bomenschouw uitgevoerd door sponsor Boom en groenvoorziening. Op voorspraak kunnen we het kappen van 4-5 bomen 1 jaar uitstellen. 1 boom heeft korsthoutskoolzwam en moet iig begin 2024 gekapt worden. Dan worden de andere ook gekapt.
-) Dakrenovatie: Voorbereidende werkzaamheden zijn qua uitvoering gestart. Planning is dat Roofing Service 2e helft november de dakbedekking komt aanbrengen.
-) Buiten geluidsinstallatie is verwijderd, was aan vervanging toe. Idee is 2 luidsprekers richting veld 1, en optioneel 1 naar veld 4. Bekabeling wordt zodanig aangelegd dat geschakeld kan worden tussen de 2.
-) Frame scorebord is geleverd, de klok en tellers zijn besteld,
-) Naast o.a. dakrenovatie is de OHC erg druk met blad ruimen. Alle hulp hierbij op dinsdagmorgen en/of woensdagmiddag is welkom, ook eenmalige hulp.
